Algemene voorwaarden

1.1 Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten en diensten van CRM Atelier, hierna 'wij'. CRM Atelier is een handelsnaam van Minimaxnl (eenmanszaak, KvK 92790836, Jonathanstraat 93, 2524 JD Den Haag).

1.2 'Klant' is de onderneming die met ons een overeenkomst sluit. Wij werken uitsluitend voor ondernemingen, niet voor consumenten.

1.3 'Software' is de maatwerkapplicatie die wij voor de klant bouwen en beheren, inclusief latere aanpassingen en uitbreidingen.

1.4 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

2.1 Een offerte is 30 dagen geldig en vrijblijvend tot de klant akkoord geeft.

2.2 De overeenkomst bestaat uit: de offerte, de goedgekeurde blauwdruk (schermen, rollen, e-mails, documenten), deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

2.3 Wij bouwen op basis van de door de klant goedgekeurde blauwdruk. Wijzigingen daarna vallen onder artikel 6.

3.1 Wij ontwerpen, bouwen, hosten en onderhouden de software voor de klant.

3.2 Elke klant krijgt een eigen, afgeschermde omgeving (eigen database en applicatie) die in de Europese Unie wordt gehost.

3.3 Tijdens de bouw kan de klant wekelijks meekijken in een testomgeving. De software gaat live na schriftelijke goedkeuring van de klant.

3.4 Wij spannen ons in voor een goed werkende en beschikbare software, met een beschikbaarheidsdoel van 99,5% per maand, buiten aangekondigd onderhoud. Onderhoud en updates kondigen we waar mogelijk vooraf aan.

4.1 De klant betaalt een vaste maandprijs voor gebruik, hosting, onderhoud, beveiliging, back-ups en de in artikel 6 bedoelde kleine aanpassingen.

4.2 Een eenmalige opstartvergoeding geldt alleen als die vooraf in de offerte staat.

4.3 Facturen worden maandelijks vooraf verstuurd en zijn betaalbaar binnen 14 dagen. Bij te late betaling zijn de wettelijke handelsrente en incassokosten verschuldigd.

4.4 Wij kunnen de maandprijs jaarlijks aanpassen aan de inflatie. Een aanpassing kondigen we minimaal 2 maanden vooraf aan.

4.5 Bij een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen mogen wij, na een schriftelijke herinnering, de toegang opschorten. De gegevens van de klant blijven bewaard en blijven van de klant.

5.1 De overeenkomst gaat in op de datum van livegang en heeft een eerste looptijd van 24 maanden. Daarna loopt zij door voor onbepaalde tijd.

5.2 Opzeggen kan schriftelijk met een opzegtermijn van 3 maanden.

5.3 Beide partijen kunnen de overeenkomst direct beëindigen als de andere partij, na een schriftelijke ingebrekestelling, een wezenlijke verplichting niet nakomt, of bij faillissement of surseance.

5.4 Bij beëindiging geldt artikel 8 (gegevens en vertrek).

6.1 Kleine aanpassingen zitten in de maandprijs, tot het aantal uren per maand dat in de overeenkomst is vastgelegd. Voorbeelden: een veld of kolom toevoegen, de tekst van een e-mail of factuur wijzigen, een status, lijst of filter aanpassen, een extra medewerker of rol inrichten. Niet-gebruikte uren vervallen aan het eind van de maand.

6.2 Fouten in de software lossen wij altijd op, zonder limiet en zonder extra kosten.

6.3 Grote uitbreidingen (zoals een nieuwe module, een nieuw portaal, een koppeling met een ander systeem, een nieuwe automatische workflow of een extra gegevensmigratie) doen wij op basis van een offerte met een vaste prijs. Wij beginnen pas na schriftelijk akkoord.

6.4 Twijfelt de klant of iets klein of groot is, dan zeggen wij dat vooraf. Er komt nooit iets op de factuur zonder voorafgaand akkoord van de klant.

7.1 De klant levert tijdig de informatie, gegevens en beslissingen die wij nodig hebben.

7.2 De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de gegevens die hij in de software opslaat en voor het gebruik door zijn medewerkers.

7.3 De klant beheert zijn eigen gebruikersaccounts en houdt inloggegevens vertrouwelijk.

8.1 Alle gegevens die de klant in de software invoert of laat invoeren, blijven eigendom van de klant.

8.2 De klant kan op elk moment een volledige export van zijn gegevens in een gangbaar formaat (zoals CSV of JSON, plus bijlagen) krijgen. Wij leveren die binnen 10 werkdagen.

8.3 Na beëindiging houden wij de omgeving nog 30 dagen beschikbaar voor export. Daarna verwijderen wij de gegevens en back-ups, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt. Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.

8.4 Bij de start zetten wij, als afgesproken, bestaande gegevens van de klant over. De klant controleert de proefimport en geeft akkoord vóór de definitieve overstap.

9.1 De software, de broncode en alle onderliggende werken blijven ons intellectuele eigendom, tenzij in de overeenkomst anders is afgesproken.

9.2 De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de software voor zijn eigen bedrijfsvoering.

9.3 Huisstijl, logo's, teksten en gegevens die de klant aanlevert, blijven van de klant. De klant geeft ons het recht die te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

10.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: eigen omgeving per klant in de EU, rechten afgedwongen in de database, versleutelde verbindingen, audittrail, dagelijkse back-ups en gescheiden test- en productieomgevingen.

10.2 Voor persoonsgegevens die de klant in de software verwerkt, zijn wij verwerker en de klant verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst.

10.3 Wij melden een beveiligingsincident dat de gegevens van de klant raakt zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de overeenkomst, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.

12.1 Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan ons heeft betaald.

12.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.

12.3 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

12.4 Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen bij leveranciers van hosting, e-mail of andere infrastructuur buiten onze invloed, maar spannen ons in die zo snel mogelijk te verhelpen.

Bij overmacht (waaronder storingen bij leveranciers, internetstoringen en overheidsmaatregelen) worden verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt. Duurt die langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst beëindigen zonder schadeplichtig te zijn.

14.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag.

14.2 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen gelden voor bestaande klanten pas 2 maanden na aankondiging; is de wijziging wezenlijk nadelig, dan mag de klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

14.3 Als een bepaling nietig is, blijven de overige bepalingen gelden en wordt de nietige bepaling vervangen door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert.